Établir un budget pour des expositions commerciales n'est
pas une tâche facile, mais au fur et à mesure que vous acquérez une meilleure
connaissance des différents services et dépenses liés au salon d’exposition, cette
tâche deviendra plus facile. Ici, nous allons déchiffrer les détails sur les
frais que vous aurez pour exposer vos produits commerciaux dans un salon afin
que vous puissiez correctement établir un budget.
Les détails à prendre en compte avant la participation à
un salon
L’espace de kiosques et services de salons professionnels
Lorsque vous songez à exposer, il sera nécessaire de
réserver l’espace sur le salon. Le coût du produit variera en fonction des
facteurs tels que votre structure, l’endroit où vous aimerez installer votre
stand et sa taille. Ensuite, vous aurez à prévoir un budget pour des dépenses comme
la location, le Wi-Fi, l'électricité, le mobilier et des services de traiteur.
Certaines foires commerciales sont plus coûteuses que
d’autres, mais si vous assistez à un grand salon commercial, les dépenses seront
élevées pour réserver l’espace et obtenir des services nécessaires.
Le stand de salon
La vitrine vous distinguera des autres participants au
salon. Selon la taille que vous choisirez pour le stand, vous aurez à déterminer
si un affiche pop-up modulaire serait pertinent pour vous, cela vous coûtera cher
mais à long terme vous économiserez une somme colossale puisque vous mettrez en
place le stand vous-même et qu’il sera réutilisable. Vous pouvez facilement la
placer dans votre bureau, afin de l’utiliser lors de la prochaine foire
commerciale.
Si vous cherchez une affiche plus grande, vous devrez
décider si elle va être une affiche hybride, un système personnalisé ou un
stand en forme de « double deck ». Le prix variera en fonction de la
taille de votre stand.
Vous devez choisir un vendeur qui vous assurera de ne pas
avoir à payer pour une facturation après le salon d’exposition. Cela veut dire
que le vendeur sera en mesure de prendre soin de la location du stand d’exposition,
de l’installation, du démontage, de l’expédition ainsi que du stockage.
Dépenses de personnel et autres tâches
Vous devez être conscient qu’un montant doit être versé à
titre d’honoraires pour obtenir votre stand d’exposition mis en place dans le
salon. Il faut compter aussi le frais de transport qui doivent être payés selon
le véhicule du transport et les frais de transport du quai de chargement de la
salle de la foire commerciale à l’espace du kiosque. Selon la manière dont le
stand d’exposition sera protégé (emballage), plus d’efforts peuvent être
nécessaires pour transporter le même matériel à l’espace des cabines et cela va
entraîner par conséquent, des frais plus élevés.
De plus, les calculs effectués pour le transport ne sont
pas fondés sur le temps consacré à des tâches comme le déplacement du stand d’exposition
d’un endroit à un autre, mais sur le poids total qui doit être déplacé. Le taux
de transport est calculé par quintal, qui est également appelé CWT. Cela
signifie que le taux de transport est multiplié par le poids du stand et
finalement, le chiffre est divisé par 100 pour obtenir le total. En outre, le
taux de CWT tend à être plus élevé lorsque des facteurs de manipulation particuliers
doivent être pris en considération.
Si vous souhaitez réaliser des économies, utilisez des stands
en matériaux durables et légers.
À la suite de la livraison du stand d’exposition, ce
dernier doit être installé. Si vous travaillez avec une entreprise spécialisée dans les stands de foires commerciales,
l’installation sera incluse dans les services. En outre, si des modifications doivent
être faites dans le stand d’exposition, il y aura des frais supplémentaires.
Les services de restauration
Habituellement, il est nécessaire d’obtenir des aliments
et des boissons auprès de l’entrepreneur général qui fournit la foire
commerciale. Si cela est mentionné dans les lignes directrices et que vous ne
les suivez pas, vous devrez peut être payé des frais inattendus pour utiliser
un service de traiteur extérieur. De plus, vous devez déclarer être facturé
pour la consommation des articles afin d’obtenir une remise.
Les campagnes de commercialisation
Avant l’arrivée du salon, il sera important de faire
connaître votre participation au salon par des campagnes de marketing. Les campagnes de marketing événementiel sont utiles pour informer vos prospects, les
influenceurs commerciaux, les clients, les participants, et la presse que vous
prenez part au salon professionnel.
Vous pouvez utiliser des options de marketing tels que le
marketing par courriel, les réseaux sociaux et les campagnes coût par clic
pour faire passer votre message. De plus, l'équipe des ventes peut appeler les
prospects et les clients pour les informer de leur présence au salon.
Eléments à prendre en considération
En fait, pour élaborer un budget pour un salon, vous
devez :
-
Déterminer
le coût approximatif : effectuer
des recherches sur les équipements dont vous aurez besoin et leurs coûts. Par
la suite, calculer le coût moyen pour chaque équipement afin de pouvoir en
tenir compte dans votre budget.
-
Comparer les
recettes et les dépenses: tenez
compte des recettes que vous prévoyez tirer du salon et ne laissez pas les
dépenses dépasser les recettes. Vous pouvez très bien utiliser les services de
location pour réduire vos dépenses.
-
Frais
d'expédition: si vous recevez le stand de la foire commerciale d'un
vendeur spécifique pour un prix moins cher, assurez-vous que la dépense
d'expédition n'est pas plus élevée.
-
Présentoirs préfabriqués : vous devez utiliser des stands d’exposition ou présentoirs préfabriqués de salons commerciaux à Montréal,
car ils coûtent beaucoup moins cher par rapport à des présentoirs entièrement
personnalisés, construits spécifiquement pour votre entreprise. La bonne chose
à propos de ces présentoirs préfabriqué, c’est qu'ils peuvent être complètement
personnaliser pour représenter votre entreprise. Ces présentoirs peuvent présenter
le logo de la marque pour bien mettre en valeur votre entreprise. Aussi, les présentoirs de salons d’exposition à Montréal ont
de multiples options modulaires pour une touche personnalisée.
Comme nous pouvons le voir, il y a plusieurs détails que
vous devrez garder à l'esprit pour sélectionner le bon stand de foire
commerciale et obtenir une présence efficace à la foire commerciale. De plus,
vous devez vous assurer que les dépenses que vous faites pour assister au salon
ne dépassent pas les recettes que vous prévoyez de récupérer de votre
participation à ce salon.
Ainsi, afin de réduire les coûts, vous aurez à examiner
toutes les options disponibles et sélectionner les plus abordables, qui vous
permettent de vous démarquer sans augmenter votre budget. Certains des
principaux aspects à examiner seront les coûts de conception et d'assemblage
des présentoirs de salons professionnels, les dépenses de marketing, le coût
des services de traiteur dans le cas où vous voulez utiliser ces services, transport
et le coût de modification des présentoirs de salons professionnels si
nécessaire.
Une présence optimale lors d’un salon commercial est
certainement une tâche difficile mais vous pouvez la réussir par le biais d’une
bonne planification et organisation. Aussi, vous devez être toujours attentif à
tous les détails, pour être sûr de ne pas augmenter les charges relatives aux
résultats prédéterminés. Si vous prenez en considération l’ensemble des
facteurs susmentionnés, il vous sera facile de planifier et d’exécuter toutes
les étapes de manière appropriée.
