Les Facteurs indispensables pour l’établissement du budget et la sélection appropriée de stands de salons d’exposition à Montréal

Établir un budget pour des expositions commerciales n'est pas une tâche facile, mais au fur et à mesure que vous acquérez une meilleure connaissance des différents services et dépenses liés au salon d’exposition, cette tâche deviendra plus facile. Ici, nous allons déchiffrer les détails sur les frais que vous aurez pour exposer vos produits commerciaux dans un salon afin que vous puissiez correctement établir un budget.

Les détails à prendre en compte avant la participation à un salon

L’espace de kiosques et services de salons professionnels

Lorsque vous songez à exposer, il sera nécessaire de réserver l’espace sur le salon. Le coût du produit variera en fonction des facteurs tels que votre structure, l’endroit où vous aimerez installer votre stand et sa taille. Ensuite, vous aurez à prévoir un budget pour des dépenses comme la location, le Wi-Fi, l'électricité, le mobilier et des services de traiteur.

Certaines foires commerciales sont plus coûteuses que d’autres, mais si vous assistez à un grand salon commercial, les dépenses seront élevées pour réserver l’espace et obtenir des services nécessaires.

Le stand de salon

La vitrine vous distinguera des autres participants au salon. Selon la taille que vous choisirez pour le stand, vous aurez à déterminer si un affiche pop-up modulaire serait pertinent pour vous, cela vous coûtera cher mais à long terme vous économiserez une somme colossale puisque vous mettrez en place le stand vous-même et qu’il sera réutilisable. Vous pouvez facilement la placer dans votre bureau, afin de l’utiliser lors de la prochaine foire commerciale.

Si vous cherchez une affiche plus grande, vous devrez décider si elle va être une affiche hybride, un système personnalisé ou un stand en forme de « double deck ». Le prix variera en fonction de la taille de votre stand.

Vous devez choisir un vendeur qui vous assurera de ne pas avoir à payer pour une facturation après le salon d’exposition. Cela veut dire que le vendeur sera en mesure de prendre soin de la location du stand d’exposition, de l’installation, du démontage, de l’expédition ainsi que du stockage.

Dépenses de personnel et autres tâches

Vous devez être conscient qu’un montant doit être versé à titre d’honoraires pour obtenir votre stand d’exposition mis en place dans le salon. Il faut compter aussi le frais de transport qui doivent être payés selon le véhicule du transport et les frais de transport du quai de chargement de la salle de la foire commerciale à l’espace du kiosque. Selon la manière dont le stand d’exposition sera protégé (emballage), plus d’efforts peuvent être nécessaires pour transporter le même matériel à l’espace des cabines et cela va entraîner par conséquent, des frais plus élevés.

De plus, les calculs effectués pour le transport ne sont pas fondés sur le temps consacré à des tâches comme le déplacement du stand d’exposition d’un endroit à un autre, mais sur le poids total qui doit être déplacé. Le taux de transport est calculé par quintal, qui est également appelé CWT. Cela signifie que le taux de transport est multiplié par le poids du stand et finalement, le chiffre est divisé par 100 pour obtenir le total. En outre, le taux de CWT tend à être plus élevé lorsque des facteurs de manipulation particuliers doivent être pris en considération.

Si vous souhaitez réaliser des économies, utilisez des stands en matériaux durables et légers.

À la suite de la livraison du stand d’exposition, ce dernier doit être installé. Si vous travaillez avec une entreprise spécialisée dans les stands de foires commerciales, l’installation sera incluse dans les services. En outre, si des modifications doivent être faites dans le stand d’exposition, il y aura des frais supplémentaires.

Les services de restauration

Habituellement, il est nécessaire d’obtenir des aliments et des boissons auprès de l’entrepreneur général qui fournit la foire commerciale. Si cela est mentionné dans les lignes directrices et que vous ne les suivez pas, vous devrez peut être payé des frais inattendus pour utiliser un service de traiteur extérieur. De plus, vous devez déclarer être facturé pour la consommation des articles afin d’obtenir une remise.

Les campagnes de commercialisation 

Avant l’arrivée du salon, il sera important de faire connaître votre participation au salon par des campagnes de marketing. Les campagnes de marketing événementiel sont utiles pour informer vos prospects, les influenceurs commerciaux, les clients, les participants, et la presse que vous prenez part au salon professionnel.

Vous pouvez utiliser des options de marketing tels que le marketing par courriel, les réseaux sociaux et les campagnes coût par clic pour faire passer votre message. De plus, l'équipe des ventes peut appeler les prospects et les clients pour les informer de leur présence au salon.

Eléments à prendre en considération

En fait, pour élaborer un budget pour un salon, vous devez :

-      Déterminer le coût approximatif : effectuer des recherches sur les équipements dont vous aurez besoin et leurs coûts. Par la suite, calculer le coût moyen pour chaque équipement afin de pouvoir en tenir compte dans votre budget.

-      Comparer les recettes et les dépenses: tenez compte des recettes que vous prévoyez tirer du salon et ne laissez pas les dépenses dépasser les recettes. Vous pouvez très bien utiliser les services de location pour réduire vos dépenses.

-      Frais d'expédition: si vous recevez le stand de la foire commerciale d'un vendeur spécifique pour un prix moins cher, assurez-vous que la dépense d'expédition n'est pas plus élevée.

-      Présentoirs préfabriqués : vous devez utiliser des stands d’exposition ou présentoirs préfabriqués de salons commerciaux à Montréal, car ils coûtent beaucoup moins cher par rapport à des présentoirs entièrement personnalisés, construits spécifiquement pour votre entreprise. La bonne chose à propos de ces présentoirs préfabriqué, c’est qu'ils peuvent être complètement personnaliser pour représenter votre entreprise. Ces présentoirs peuvent présenter le logo de la marque pour bien mettre en valeur votre entreprise. Aussi, les présentoirs de salons d’exposition à Montréal ont de multiples options modulaires pour une touche personnalisée.

Comme nous pouvons le voir, il y a plusieurs détails que vous devrez garder à l'esprit pour sélectionner le bon stand de foire commerciale et obtenir une présence efficace à la foire commerciale. De plus, vous devez vous assurer que les dépenses que vous faites pour assister au salon ne dépassent pas les recettes que vous prévoyez de récupérer de votre participation à ce salon.

Ainsi, afin de réduire les coûts, vous aurez à examiner toutes les options disponibles et sélectionner les plus abordables, qui vous permettent de vous démarquer sans augmenter votre budget. Certains des principaux aspects à examiner seront les coûts de conception et d'assemblage des présentoirs de salons professionnels, les dépenses de marketing, le coût des services de traiteur dans le cas où vous voulez utiliser ces services, transport et le coût de modification des présentoirs de salons professionnels si nécessaire. 

Une présence optimale lors d’un salon commercial est certainement une tâche difficile mais vous pouvez la réussir par le biais d’une bonne planification et organisation. Aussi, vous devez être toujours attentif à tous les détails, pour être sûr de ne pas augmenter les charges relatives aux résultats prédéterminés. Si vous prenez en considération l’ensemble des facteurs susmentionnés, il vous sera facile de planifier et d’exécuter toutes les étapes de manière appropriée.